Ajandanız nasıl bir lider olduğunuzu söylüyor mu?

15 yaşımdan beri ajanda kullanıyorum.

O zamanlar ajandamda sınavlar, voleybol maçları, etkinlikler ve arkadaşlarımın doğum günleri vardı. Üniversitede hayat kalabalıklaştıkça haftalık planlardan günlük planlara geçtim.

İş hayatının ilk yıllarında ise ajandaya daha az ihtiyaç duydum. Sonra sorumluluklar arttı, tempo hızlandı ve ajanda yeniden hayatımın önemli bir parçası oldu.

Tabii 15 yaşında kullandığım ajandayla bugün kullandığım ajanda aynı işi yapmıyor.

Eskiden ajanda, hayatımdaki şeyleri unutmamak ve hepsine yetişmek içindi.

Bugün ise başka bir işe yarıyor:

Dikkatimi neye vereceğime karar vermeye.

Pandemiden birkaç yıl önce bir yöneticiyi hatırlıyorum.

Bir toplantıya geldi, oturdu ve İK Direktörüne dönüp şöyle dedi:

“Bana hatırlatır mısın, biz neden toplandık?”

O zaman bunu motivasyon problemi olarak yorumlamıştım. Bir insan katıldığı toplantının nedenini nasıl hatırlamaz diye düşünmüştüm.

Sonra pandemi geldi.

Zoom’daki bir toplantıdan Teams’deki başka bir toplantıya geçmeye başladık. Bir görüşme bitiyor, birkaç saniye sonra başka insanlar, başka bir konu, başka bir problem ekranda açılıyordu.

Bir gün kendimi şu soruyu sorarken yakaladım:

“Ben bu toplantıya neden girdim? Burada benim için önemli olan ne?”

O yöneticiyi o zaman daha iyi anladım.

Belki mesele motivasyon değildi. Dikkatinin bir toplantıdan diğerine geçecek zamanı kalmamıştı.

Örgütsel davranış araştırmacısı Sophie Leroy bu durumu “attention residue”, yani dikkat kalıntısı kavramıyla açıklıyor. Bir işi bırakıp diğerine geçtiğimizde, özellikle ilk iş tamamlanmamışsa, dikkatimizin bir kısmı önceki işte kalabiliyor. Bu da yeni işe tam olarak odaklanmamızı zorlaştırıyor.

Bugünün çalışma ortamı bunu daha da görünür hale getiriyor.

Microsoft’un 2025 Work Trend Index verileri, çalışanların iş günü boyunca e-posta, mesaj ve toplantılar arasında çok sık bölündüğünü gösteriyor. Mesele yalnızca yapılacak işlerin çoğalması değil. Dikkatimizi isteyen şeylerin sayısı da arttı.

Ve bence liderlikte ajandanın işlevi tam burada değişiyor.

15 yaşındaki benim sorum şuydu:

“Bütün bunları nasıl yetiştireceğim?”

Liderin soruları ise başka:

“Bunların hangisini benim yapmam gerekiyor?”

“Bunların öncelikleri nasıl kurulmalı?”

“Dikkatimi hangisine, ne zaman vermeliyim?”

Çünkü sorumluluk arttıkça mesele her işi ajandaya sığdırmak olmaktan çıkıyor.

Hangi işe sizin dikkatinizin gerektiğine karar vermek haline geliyor.

Söylediğiniz öncelikler ajandanızda görünüyor mu?

Burada ajanda başka bir şey daha söylüyor olabilir:

Önemli olduğunu düşündüğümüz şeylerle gerçekten zaman verdiğimiz şeylerin ne kadar örtüştüğünü.

Nitin Nohria’nın CEO’ların zaman kullanımına ilişkin çalışmaları, liderlerin zamanlarını nerede geçirdiklerine dair algılarıyla gerçek zaman kullanımları arasında farklar olabildiğini gösteriyor.

Bu fark bence önemli.

Çünkü bir lider “Ekibimi geliştirmek önceliğim” diyebilir.

Peki ajandasında bunun karşılığı var mı?

“Daha stratejik düşünmem gerekiyor” diyebilir.

Peki ne zaman düşünüyor?

“Müşteriye daha yakın olmak istiyorum” diyebilir.

Peki zamanının ne kadarı gerçekten müşteriye yakın geçiyor?

Ajanda burada yalnızca bir planlama aracı değil.

Söylediğimiz önceliklerle yaşadığımız öncelikler arasındaki farkı gösteren oldukça somut bir kayıt.

Ve bazen bu kayıt, kendimiz hakkında anlattığımız hikâyeden farklı bir şey söyleyebilir.

Liderlik rolünüz değişti. Peki ajandanız değişti mi?

Bu soru özellikle liderlik geçişlerinde daha kritik hale geliyor.

Yeni bir role geçtiğimizde unvanımız değişiyor. Sorumluluklarımız değişiyor. Bizden beklenen kararların niteliği değişiyor.

Ama zaman kullanma biçimimiz aynı hızda değişmeyebilir.

Yeni rolümüzde hâlâ eski rolümüzde iyi olduğumuz işlere zaman ayırabiliriz. Bildiğimiz konuların detayına girebiliriz. Kontrol etmeye alıştığımız kararların içinde kalabiliriz.

Bir fonksiyon yöneticisiyken genel müdür olduğunuzu düşünün.

Yeni rolünüz sizden organizasyonun tamamına bakmanızı bekliyor. Ama ajandanız hâlâ eski uzmanlık alanınızın operasyonel toplantılarıyla doluysa, organizasyon şemasında rolünüz değişmiş olsa bile çalışma biçiminizde değişmemiş olabilir.

Unvanınız değişmiştir. Ajandanızdaki lider değişmemiştir.

Bu yüzden yeni bir liderlik rolünde yalnızca “Benden artık ne bekleniyor?” sorusu yeterli olmayabilir.

Belki bir soru daha gerekir:

“Bu yeni rol, zamanımı ve dikkatimi nasıl farklı kullanmamı gerektiriyor?”

“Düşünmek” ajandada nerede?

Genel müdürlük yapan bir arkadaşım yıllar önce bana şöyle demişti:

“Artık o kadar az zamanım ve o kadar çok konu var ki, bir konuyu düşünmem gerektiğinde o anda beynim yetmiyor ve o konuyu düşünmeye ajandamda zaman ayırıyorum.”

Bu cümle bende kaldı.

Çünkü toplantıyı ajandaya yazmak doğal geliyor.

Müşteri görüşmesini, bütçe toplantısını, sunumu yazıyoruz.

Ama düşünmeyi?

Benim kendi çözümüm zaman içinde haftanın belirli saatlerini özellikle boş bırakmak oldu. O saatleri mümkün olduğunca başka toplantılarla doldurmamaya çalışıyorum.

Bunu “boş zaman” olarak görmüyorum.

Çünkü liderlik işi yalnızca toplantılara katılmak, karar vermek veya insanlarla konuşmak değilse; düşünmeye ayrılan kapasite de işin bir parçası.

Ajanda tamamen başkalarının talepleriyle dolduğunda, liderin kendi dikkatini nereye vereceğine karar vereceği alan da ortadan kalkabiliyor.

Belki bu yüzden bugün ajandaya bakarken mesele “Zamanımı ne kadar iyi yönetiyorum?” değil.

Daha zor üç soru:

Bu rolde gerçekten benim yapmam gereken ne?

Söylediğim önceliklerle ajandam örtüşüyor mu?

Olmak istediğim lider gibi zaman ayırıyor muyum?

Belki de bu üç soru için zaman zaman ajandamızı açıp gelecek haftayı / ayı değil, liderliğimizi planlamamız gerekiyor.

Çünkü 15 yaşında ajandam bana bütün yapacaklarımı nasıl yetiştireceğimi gösteriyordu.

Bugün her şeye yetişmek için kullanmıyorum.

Neye dikkatimi vermem gerektiğine karar vermek için kullanıyorum.

F. Filiz Gündoğdu, PCC

Liderlik rolünüz değişirken zamanınızı, önceliklerinizi ve liderlik etkinizi yeniden değerlendirmek için Yönetici Koçluğu çalışmalarımızı inceleyebilirsiniz.

Yeni bir liderlik rolüne geçiş sürecindeyseniz İlk 100 Gün Koçluğu hakkında bilgi alabilirsiniz.

Kaynaklar

Sophie Leroy, “Why Is It So Hard to Do My Work? The Challenge of Attention Residue When Switching Between Work Tasks,” Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2009.

Microsoft WorkLab, “Breaking Down the Infinite Workday,” Work Trend Index, 2025.

Nitin Nohria, “How CEOs Should Manage Their Time,” Harvard Business Review, 2025.